Si estás leyendo este artículo es porque probablemente tienes en mente alquilar tu propia oficina y tu mente ha comenzado a formular dudas. Si has dado con la oficina perfecta, es fundamental que se den los pasos correctos para garantizar que el proceso de negociación se desarrolle de forma adecuada, evitando cometer cualquiera de los errores comunes en el alquiler de oficinas.
Por ello hemos preparado una serie de consejos que te serán muy útiles si te encuentras en este escenario. Hay una serie de preguntas clave que debes hacerte a ti mismo y al propietario de la oficina antes de proceder a formalizar el contrato de alquiler. ¿Cuáles son los errores y dudas más comunes en el alquiler de una oficina? Respondemos en las siguientes líneas.
1. Verifica toda la documentación necesaria para formalizar el contrato de alquiler
No disponer de toda la documentación solicitada por el propietario al momento de iniciar las negociaciones para alquiler la oficina que nos interesa es un error bastante común que no debería cometerse. Antes de acudir con un asesor inmobiliario, es fundamental que la empresa tenga claridad sobre los requisitos y documentación que debe proveer.
Del mismo modo, es importante verificar toda la documentación proporcionada por el propietario y certificar que verdaderamente se encuentra en la capacidad legal de firmar un contrato con nuestra empresa. Es usual que los intermediarios se encarguen de esta etapa durante la negociación previa, pero es nuestro deber certificar la veracidad de la información.
2. Compara entre diferentes alternativas y ofertas de oficina
Puede que tengamos un objetivo claro en mente y en función de ello, demos con una oficina que aparentemente es la opción perfecta, pero es importante no tomar la decisión con demasiada rapidez. Comparar entre diferentes opciones, evaluar ventajas y desventajas del espacio y las diferentes locaciones disponibles es necesario para tomar una decisión bien informada.
Recuerda que en la mayoría de los casos se establecerán contratos a largo plazo, lo que indica que una vez firmado el contrato tendremos la obligación de permanecer en dicha oficina por un largo periodo de tiempo y por tanto es importante evaluar con calma las opciones disponibles para poder tomar la decisión correcta, que se adapte realmente a las necesidades del negocio.
El mercado de alquiler de oficinas es muy transparente y podemos establecer contacto con los propietarios de manera sencilla, conseguir visitas para evaluar los espacios y las zonas en que se emplaza el edificio con suficiente calma, lo cual permite que podamos elegir la alternativa correcta. No temas hacer preguntas a tu asesor inmobiliario y despejar todas tus dudas.
3. Determina las necesidades de espacio
Cuando no se ha trazado un plan de acción, es posible que se cometa uno de los errores más comunes en el alquiler de oficinas, que es fallar en la estimación de espacio. Cada oficina tiene necesidades diferentes en cuanto al espacio de trabajo que requiere el equipo de colaboradores, por lo cual es fundamental comenzar por evaluar este tema con un poco de paciencia.
Si eliges una oficina demasiado pequeña, tendrás problemas para organizar a todo el equipo y ofrecerles áreas de trabajo adecuadas para el desempeño de sus funciones. En este punto, es probable que tu gasto se incremente al no poder adquirir muebles y escritorios en almacenes grandes que ofrecen costos inferiores, sino que tendrás que considerar el diseño a medida.
En caso contrario, eligiendo una oficina de dimensiones superiores a las que realmente necesita tu empresa, estarás ante la necesidad de ocupar una gran superficie, lo que igualmente supone un gasto innecesario para la empresa y que probablemente se encuentre fuera del presupuesto que estamos dispuestos a invertir.
4. Poco conocimiento sobre los diferentes tipos de oficinas existentes
Si es la primera vez que te enfrentas al proceso de alquilar una oficina, es muy probable que desconozcas por completo sobre los diferentes tipos de oficinas existentes en el mercado inmobiliario, los proveedores del servicio y las ventajas de cada sistema. Toma el tiempo suficiente para investigar un poco sobre este tema antes de comenzar la búsqueda.
El primer paso será determinar cuáles son las necesidades de tu empresa y en función de ello iniciar la búsqueda. Si tu empresa es pequeña y el equipo de colaboradores es reducido, es probable que un coworking sea la alternativa más adecuada, ya que se trata de un formato que ofrece flexibilidad y una gran variedad de servicios complementarios.
Pero si tu equipo de trabajo es grande y existe la necesidad de asentarse en un centro financiero, tomar una oficina propia en alquiler es la decisión más adecuada. Antes de formalizar un contrato, considera todas las opciones disponibles y evalúa las necesidades de tu empresa desde una perspectiva estratégica, con visión a largo plazo.
5. No tomar el tiempo suficiente para la búsqueda de tu nueva oficina
Encontrar la oficina perfecta para desarrollar los proyectos empresariales que tenemos en mente no es una tarea que pueda completarse en unas horas. La inversión de tiempo, esfuerzo, análisis de información e investigación de potenciales proveedores de servicios y más detalles, son tareas que consumen una gran cantidad de energía.
Desafortunadamente, la mayoría de los dueños de negocio desconoce este proceso y por tanto, cometen el error de no invertir el tiempo suficiente en este proyecto. Por supuesto, tienes alternativas disponibles para que esta tarea se convierta en algo mucho más simple, por ejemplo, utilizar nuestros servicios de intermediación para ubicar la oficina más adecuada en poco tiempo.
6. Olvidarse de los costes adicionales
Finalmente, la mayoría suele analizar el gasto de alquiler sin profundizar en los costes fijos adicionales generados por la operatividad de la oficina. En algunos edificios es necesario pagar servicios adicionales como aparcamientos, uso de salas de reuniones, mantenimiento de áreas comunes, seguros y más. Considera todos estos gastos y agrégalos a tu presupuesto.
¿Estás listo para alquilar tu nueva oficina? Seguro que no deseas cometer ninguno de los errores que hemos listado anteriormente, por lo que es una buena idea comenzar el proceso utilizando el servicio de intermediación ofrecido por nuestros consultores inmobiliarios. Ellos pueden guiarte a lo largo del proceso y simplificar la tarea de encontrar la oficina perfecta para tu empresa.
