En Worktel lo tenemos claro: el trabajo del futuro no pasa principalmente por hacerlo desde una oficina donde se concentran todas las tareas, sino que cada vez van a ser más las personas que trabajen por cuenta ajena o lo hagan por proyectos y, por tanto, trabajen a distancia, a pesar de que tengan que hacer tareas con otras personas o en coordinación con las mismas.
Este último va a ser, precisamente, uno de los grandes retos del futuro: la coordinación perfecta entre personas que trabajan desde diferentes lugares, que tienen un forma de pensar y ser diferente y que, en la mayoría de los casos, no estén trabajando sólo para una empresa o proyecto, sino que lo hagan para varios.
Por eso, hoy queremos hacer un repaso de las claves para que la coordinación u organización del trabajo en equipo y a distancia sea un éxito, así como las herramientas que te ayudarán a lograrlo.
Claves para la organización de equipos de trabajo a distancia
A nadie le sorprende que digamos que la organización es esencial para que cualquier equipo de trabajo funcione, pero más aún si hablamos de uno que lo hace a distancia. Por esta razón es esencial que:
- Tiene que haber una persona que coordine el trabajo: es esencial que esa figura se cree, de manera que todo el mundo tenga una persona de referencia y sea ésta la que se encargue de transmitir toda la información y de coordinar todas las tareas.
- Todas las decisiones que se tomen sean trasladas a todos los miembros del equipo, tanto los que trabajan contigo, como los que lo hacen a distancia y muy especialmente con esos últimos, de manera que no se sientan desplazados y no se pierdan ninguna decisión tomada que tenga que ver con el desarrollo de su trabajo.
- Reuniones periódicas: pero efectivas. De nada vale perder el tiempo en ellas. Fija fechas, tiempo de reunión y todos los puntos que hay que tratar y que no se salgan de esa hoja de ruta. Si alguien tuviera que comentar algo más, o lo hace en otro momento o lo hace en privado con la persona responsable, de manera que sea ésta la que transmita al resto del equipo esa información.
6 herramientas para trabajar en equipo y a distancia
Lo cierto es que la lista es mucho más amplia, pero nos hemos querido detener en las siguientes herramientas que te ayudarán a la hora de trabajar a distancia con tu equipo:
- Google Drive: además de permitirte tener una cuenta gmail, con todas las ventajas que eso conlleva, Google Drive es un sitio seguro donde compartir documentos de trabajo con las personas que tú desees.
- Dropbox: una especie de disco duro en la nube, con gran capacidad para almacenar imágenes o documentos de gran peso. Ideal para todo tipo de empresas que generen gran cantidad de contenido.
- Basecamp: una herramienta gratuita y online para repartir tareas, ver quién hace qué, para cuándo y si lo ha entregado o no, entre otros servicios.
- Skype: una de las herramientas más empleadas para tener reuniones entre dos o varias personas, con la posibilidad de compartir pantallas para explicar mejor las cosas, además de poder verse y escucharse sin problemas.
- Evernote: apuntar notas para después crear o difundir información y hacerlo de forma ordenada y en un mismo espacio es lo que te permite esta herramienta que también la puedes tener en el móvil, para que puedas escribir dónde y cuándo quieras.
- Slack: sin duda es el método de comunicación más utilizado entre startups y freelancers. Combina la comunicación y colaboración en equipo en un mismo lugar, haciendo que aumente la productividad en el trabajo. Algunos de sus puntos fuertes es que se pueden organizar las conversaciones por tema o proyectos, se pueden hacer llamadas, compartir documentos e integrarlos y personalizar las notificaciones.
Y tú, ¿qué más herramientas utilizas?
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