¿Necesitas coordinar la mudanza de tu oficina? Hacer un cambio de instalaciones implica la evolución a una nueva etapa en tu negocio, pero sobre todo un reto logístico, por lo que es necesario planificar de forma estratégica cada uno de los detalles involucrados en el proceso, sin dejar nada al azar.
De esto dependerá en gran medida que la reubicación no se convierta en una etapa costosa que termine por afectar negativamente la productividad de la empresa. Si estás planeando la mudanza de tu oficina, te ofrecemos una serie de consejos que te ayudarán a enfrentar el proceso, garantizando que se cumpla dentro del tiempo esperado y con el presupuesto establecido.
¿Por dónde empezar la mudanza de una oficina?
La mudanza de una oficina no solo se refiere al traslado de mobiliario de un punto a otro de la ciudad o el país, supone también el cambio de locación de una parte importante de tu negocio, del centro neurálgico desde donde se toman las decisiones de la organización. Es por ello que la tarea debe planificarse con mucha paciencia y atención a los detalles.
Si tienes poca experiencia en esta clase de procesos o sientes que todo se puede escapar de tu control, te conviene contratar los servicios de un especialista en mudanzas que se encargue de todos los detalles. Su objetivo será el facilitar la planificación y ejecución del traslado, haciendo uso de toda la experiencia acumulada en el tema.
En caso de que tu oficina o empresa sea pequeña, es posible que puedas tomar las riendas de la actividad sin mayores inconvenientes. En cualquier caso, te conviene dar un vistazo a la lista de consejos que hemos preparado para ayudarte a simplificar el proceso de mudanza de tu oficina, de modo que no quede ningún detalle librado al azar.
10 consejos para ayudarte completar una mudanza de oficina exitosa
Tanto las empresas pequeñas, como aquellas de mayores dimensiones, pueden beneficiarse del siguiente listado de consejos. De hecho, todos ellos aplican incluso cuando trabajamos mano a mano con una empresa especializada de mudanza o si hemos tomado la decisión de enfrentar el proceso por cuenta propia.
1. Planifica la mudanza con al menos 6 meses de anticipación
El proceso de mudanza no es tan sencillo como cargar todo y llegar al nuevo destino, ya que eso supondría una interrupción prolongada de las actividades. Toda la preparación y planificación comienza para un traslado que inicia al menos seis meses antes de la fecha establecida, desde el mismo momento en que se tiene a disposición la nueva locación.
De hecho, la nueva oficina debe ser sometida a reformas en su estructura para poder albergar todo el mobiliario que proviene del anterior espacio de trabajo; una vez listas las reformas, se comienza a planificar la mudanza con suficiente precisión, asegurándose que se interrumpan las labores del equipo de trabajo la menor cantidad de tiempo posible y se eviten los contratiempos.
2. Contrata una empresa especializada en mudanzas
Como te comentamos en líneas anteriores, las empresas pequeñas, cuyas oficinas poseen escaso mobiliario, tienen la oportunidad de planificar su propia mudanza sin mayores inconvenientes o riesgos, pero las empresas de grandes dimensiones que requieren trasladar equipamiento, archivos, equipos de cómputo, servidores y más, deberían apoyarse en un profesional.
Las empresas de mudanza, a partir de su experiencia en el sector, disponen de los recursos, materiales y manos de obra especializada para enfrentar todo el proceso de una forma organizada y sistematizada, reduciendo considerablemente la posibilidad de errores, reduciendo el tiempo de traslado y garantizando la seguridad e integridad de nuestro mobiliario.
3. Establece un presupuesto
Dentro de la planificación del presupuesto para una mudanza se han de tomar en consideración varios factores. En primer lugar, que el proceso puede generar situaciones imprevistas y estas contingencias deben considerarse para el cálculo del gasto total de la tarea de mudanza, adicional al propio costo generado por la mudanza.
Para determinar el presupuesto es conveniente realizar cotizaciones completas con diferentes servicios de mudanza especializados en el traslado de oficina, evaluar las propuestas de cada servicio y establecer el precio promedio de la inversión. En ocasiones podrás negociar con estas empresas y conseguir precios más adaptados a tus posibilidades reales.
4. Elige la fecha para el traslado
La fecha para realizar la mudanza debe escogerse en base a una estrategia. Una de las recomendaciones principales es seleccionar una fecha que ocurra durante los meses de menor actividad, de esa forma la pausa en el flujo de labores podrá manejarse con mayor facilidad. Por supuesto, esto solo es posible si has planificado la mudanza con al menos un año de anticipación.
Por ejemplo, muchas empresas suelen realizar las mudanzas durante la temporada de verano, momento en el cual gran parte de la plantilla de colaboradores toma vacaciones. Cada caso es diferente y debes analizar las características particulares de tu negocio al momento de decidir la fecha para el traslado. Por lo general, los fines de semana son los días más adecuados.
5. Realiza un inventario completo
Es importante realizar un inventario completo en el que se contabilice cada uno de los bienes muebles de la oficina, se clasifican y organizan por orden de importancia. Es usual que lo primero en trasladarse sean los equipos informáticos, ya que estos requieren un proceso mucho más largo de montaje y adecuación a las nuevas instalaciones de la empresa.
Un inventario permitirá que nada se pierda en el camino, además de servir como guía al momento de organizar todo el mobiliario y equipo en el nuevo local. El inventarios se convierte en una hoja de ruta con la cual trabajar al momento de reubicar cada elemento, desde los equipos indispensables hasta las piezas decorativas.
6. Preparar una caja de imprescindibles
Una excelente idea es advertir a los empleados con suficiente anticipación e instarlos a preparar una caja de imprescindibles. Esta consiste en una caja que reúne todas las herramientas y objetos que son imprescindibles para comenzar a trabajar en la nueva locación de manera inmediata una vez la mudanza inicie.
Con la caja de imprescindibles podremos reducir el tiempo de espera en la reactivación de las actividades, especialmente en aquellas que son prioritarias para el funcionamiento de la empresa. Gracias a las cajas de imprescindibles los trabajadores pueden iniciar sus tareas mientras el resto de la oficina comienza a organizarse a su alrededor.
7. Coordina todo lo relacionado con servicios, cableado e internet
Sabemos que internet es la base de la mayoría de las organizaciones actuales, así como el resto de servicios prioritarios. Es importante además de reformar el espacio físico, se tenga contratado, disponible y en pleno funcionamiento todo lo relacionado con las redes de internet, servidores y todo lo necesario para instalar el equipamiento informático de la oficina.
De hecho, además de asegurar la existencia y buen funcionamiento de las redes de internet, es prioritario movilizar en primer lugar los servidores de la empresa y todo el equipo informático, ya que este toma un tiempo considerable en ser preparado para las actividades diarias de la oficina. El personal técnico debe encargarse de realizar estas tareas con prioridad superior.
8. Notifica el cambio de dirección a clientes, proveedores y correos
Con todo el estrés y apuro que genera una mudanza, es posible que muchos detalles pasen desapercibidos. Sin embargo, notificar el cambio de dirección a tus clientes y proveedores es una prioridad en la lista de pendientes al momento de mudar tu empresa. Comunica el cambio con anticipación y permite que despejen dudas sobre la nueva ubicación.
Lo mismo es necesario realizarlo a las instituciones que regulan la actividad económica y el sector al cual pertenece nuestra empresa. Hacienda, impuestos, directorios comerciales, correos, todas estas dependencias deberían recibir una actualización de nuestra nueva dirección. También es una buena idea indicar en el edificio anterior que reenvíen la correspondencia a la nueva sede.
9. Deshazte de todo lo que no necesites
La mudanza y el proceso de inventario representan una oportunidad de oro para realizar una limpieza profunda de las instalaciones y aprovechar de deshacerse de todo aquello que no es realmente necesario para el funcionamiento de la empresa. Tira o dona todo lo que se encuentra en desuso y que solo está ocupando espacio innecesario o que en el nuevo lugar no tiene cabida.
Por supuesto, no debes enloquecer y tirar a la basura todo lo que encuentres porque en medio del caos puedes estar deshaciéndose de algo importante. La mudanza puede ser una buena oportunidad para realizar cambios en la decoración y apostar por el minimalismo, así que puedes donar la decoración excedente que no se ajuste a las características del nuevo espacio de trabajo.
10. Contrata un seguro
En caso de que estés enfrentando la mudanza por cuenta propia, te recomendamos realizar la contratación de un seguro de mudanzas, que representa una garantía para nuestros enseres. De hecho, los seguros suelen ser obligatorios en estos casos, aunque muchos se saltan este tema por desconocimiento de la legislación correspondiente.
Si has decidido trabajar con una empresa especializada en mudanzas de oficinas, estas suelen incluir el seguro de mudanza en sus presupuestos. Te recomendamos solicitar a la empresa una copia del mismo donde se aprecie su vigencia y mantenerlo a la mano en todo el proceso, como respaldo ante cualquier situación de contingencia.
