¿Buscas establecer tus nuevas oficinas en la ciudad de Madrid? ¿Tu negocio ha crecido y necesitas oficinas más amplias para tu equipo? No importa cuál sea tu necesidad, el proceso de seleccionar las instalaciones adecuadas para tu proyecto es un camino largo e involucra una serie de aspectos fundamentales a considerar, como las dimensiones, ubicación, precio, etcétera.
Sin embargo, no tienes que preocuparte demasiado. Hemos preparado una serie de consejos interesantes y útiles que te ayudarán a simplificar el proceso de búsqueda del espacio ideal para instalar tu nueva oficina. Te presentamos un listado que resume los 5 pasos necesarios para ayudarte a conseguir el espacio perfecto para desarrollar la oficina que siempre habías deseado.
5 pasos para encontrar el espacio ideal para tu oficina
Establece un presupuesto para el alquiler de tu nueva oficina
El primer paso para comenzar la búsqueda, es tener claridad sobre el presupuesto disponible para el alquiler, la contratación de los servicios necesarios para el desarrollo de las operaciones, y el mobiliario, equipamiento y decoración. Los presupuestos son fundamentales y como gerente o dueño de negocios debes estar acostumbrado a manejarte de esta forma.
No importa si tienes un gran presupuesto disponible, o si por el contrario las cifras que manejas son limitadas; es importante tener claridad sobre el monto de dinero que se encuentra disponible para hacer frente al proyecto. Cuanto mayor sea el presupuesto, mayores serán los lujos y comodidades que podrás permitirte para tu nueva oficina.
Ten en cuenta que será mucho más difícil ubicar una oficina con las dimensiones adecuadas a tus necesidades si mantienes un presupuesto limitado. Sobre todo si aspiras encontrar un espacio ideal dentro de las zonas centrales de ciudades como Barcelona o Madrid, cuyos precios suelen ser bastante elevados. }
¿Quieres optimizar tu presupuesto? Te dejamos algunos consejos:
Si posees un equipo de trabajo pequeño y quieres ahorrar un poco de dinero en cuanto a mobiliario, instalaciones, decoración y otros detalles, lo más conveniente será que alquiles espacios flexibles dentro de un edificio de coworking, centro de negocios. De esta manera podrás compartir el costo de los servicios y las instalaciones con el resto de los usuarios del lugar.
Al evaluar los costos, piensa en los servicios adicionales. Puede que a primera vista los servicios de un centro de negocios te parezcan costosos frente a la instalación de oficinas propias. Sin embargo, al sumar electricidad, agua, limpieza, internet, teléfono e impuestos y otros detalles, la conveniencia suele inclinarse hacia los centros de trabajo colaborativo.
En caso de que el alquiler exceda el presupuesto disponible, intenta negociar y llegar a algún acuerdo con el propietario. Por ejemplo, un mes libre de alquiler puede ayudar a que se equilibren los gastos mientras instalas la oficina y el personal comienza a trabajar de manera correcta en los nuevos espacios que recién acabamos de alquilar.
2. Decide el lugar adecuado para instalar tu nueva oficina.
Una vez que has conseguido establecer un presupuesto adecuado para llevar a cabo el proyecto, el siguiente paso será seleccionar el lugar más conveniente para crear la base de tu empresa. ¿Tienes en mente Madrid, Barcelona o cualquier otra ciudad importante? Por las características propias de cada ciudad, estas se convierten en las locaciones favoritas.
Estas albergan en sus distritos financieros las sedes de empresas como Amazon y Microsoft. Alquilar una oficina dentro de ciudades orientadas a dar impulso a emprendimientos se convierte en el escenario correcto para el crecimiento de casi cualquier tipo de empresa. Además, la disponibilidad de oficinas en alquiler o centros de negocios en estas zonas es muy amplio.
No es necesario aumentar demasiado los costos, simplemente puedes acceder a espacios de trabajo colaborativo en donde tengas acceso a instalaciones de primera para tu equipo de labores, pero con los gastos reducidos.
¿No deseas alquilarte dentro de los distritos comerciales y las zonas más populares?
Si los costos dentro de las ciudades más populares resultan muy elevados para el presupuesto disponible o buscas ahorrar la mayor cantidad de dinero posible, tienes la alternativa de buscar a las afueras de la ciudad de Madrid o Barcelona. Puedes elegir alguna otra ciudad grande pero menos costosa o alquilar en la periferia a precios considerablemente inferiores.
Otras ciudades cercanas como Sevilla, Murcia, Bilbao, San Sebastián, Gijón, Santander y Valencia, nos ofrecen costos un tanto más bajos, conservando los beneficios que las grandes ciudades ofrecen en asuntos de movilidad, posibilidades de crecimiento, accesibilidad para los clientes y proveedores, entre otros asuntos necesarios para el buen funcionamiento de nuestros negocios.
3. ¿Tu propia oficina o un centro de negocios? Analiza las ventajas de ambas opciones disponibles.
Una vez que tengas claridad sobre la ubicación perfecta para establecer la nueva base de tu empresa, es importante que tomes una decisión importante: ¿Alquilas propia oficina y diseñas los espacios de trabajo o te decides por un centro de negocios con espacios de trabajo compartido? Cualquiera de las dos opciones son válidas, pero hay ciertos beneficios asociados a cada una.
En las siguientes líneas evaluaremos la conveniencia de los diferentes tipos de oficinas que puedes establecer, así como las principales desventajas. Con esta información podrás tomar una decisión con mayor facilidad, tomando en consideración los puntos clave y los beneficios de cada sistema, así como el presupuesto disponible.
Oficinas boutique: diseño impresionante y una comunidad de miembros muy unidos
Al hacernos parte de una comunidad de oficinas boutique, tendremos acceso a instalaciones de lujo donde nuestro equipo de colaboradores y los clientes que realicen visitas a nuestro negocio tendrás la posibilidad de disfrutar la sensación de estar dentro de un hotel cinco estrellas o en un restaurante de lujo.
Esta clase de oficinas se encuentran asociadas a una tasa de bajas laborales por enfermedad mucho más baja que cualquier oficina tradicional. Los espacios compartidos tienen un enfoque social, por lo cual están pensados para permitir que los miembros de diferentes empresas interactúen y desarrollen una sinergia impresionante en los proyectos que gestionan.
Por supuesto, la desventaja de esto es que su costo es muy superior a las tarifas mensuales de un centro de negocios, centrales coworking o de establecer una oficina propia dentro de una torre de oficinas. Sin embargo, dentro de edificios de oficinas boutique nos encontraremos a las Start-ups y Scale-ups más importantes de cada sector.
Centros de negocios: oficinas amuebladas y listas para usar
Funcionan de igual manera desde un punto de vista social. Se trata de instalaciones pensadas para involucrar a los emprendedores, profesionales autónomos y empresas de diferentes sectores, buscando desarrollar economía colaborativa. Así, los diferentes equipos de trabajo de una gran variedad de empresas pueden interactuar y desarrollarse en conjunto.
Además, para los dueños de empresas implica acceso a instalaciones pensadas milimétricamente para impulsar la productividad, sin tener que invertir en el desarrollo de las mismas y tampoco hacerse cargo de los gastos operativos involucrados como pago de seguridad, limpieza, luz, agua, telefonía e internet.
Esta clase de oficinas ofrecer servicios adicionales como salas de conferencias, espacios recreativos y de usos múltiples, recepción para atender visitantes, dirección virtual, central telefónica, llamadas ilimitadas, agua, café y otras bebidas. Su característica principal es la posibilidad de entrar en contacto con otras empresas y profesionales, algo bastante útil.
Edificio Multiempresarial: acceso y cobertura a nivel nacional
Si el plan de expansión de tu empresa requiere de presencia en diferentes ciudades simultáneamente, la mejor alternativa disponible serán los edificios que albergan empresas múltiples. Estos suelen ubicarse en puntos neurálgicos de la ciudad y concentrar sedes de diferentes empresas. Además, tienen múltiples ubicaciones en varias ciudades de España.
Como principal ventaja de esta clase de oficina, tendremos el precio. Los costos suelen ser inferiores a las oficinas boutique y los centros de negocios. Sin embargo, puede abrirse la posibilidad de competencia directa con otras empresas del mismo sector que hagan vida en las mismas instalaciones, además de problemas operativos como un aparcamiento insuficiente, etc.
4. ¿Un piso completo de oficinas o una oficina individual? Tienes que saber cuántos metros cuadrados necesitas para tu nueva oficia.
Este tema es fundamental. Para seleccionar la ubicación ideal de tu nueva oficina es importante que conozcas la cantidad de personal que vas a manejar y las actividades a realizar, de esta forma podrás conocer con mayor exactitud la cantidad de espacios en metros cuadrados que necesitas para la oficina que pretendes alquilar.
Por regla general, el Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo establece una guía en la cual se establece que cada trabajador deberá disponer al menos de 7 metros cuadrados netos para desempeñar sus funciones. Es importante investigar sobre este tema a profundidad, ya que puede ser bastante subjetivo pues las necesidades varían de un tipo de empresa a otro.
¿Cómo calcular el espacio en metros cuadrados para tu oficina?
Tendrás que determinar con claridad cuáles son los procesos y actividades propias de tu empresa. Las funciones a desempeñar por el equipo de trabajo y la cantidad de personal será la base para realizar el cálculo. Una empresa de pocos empleados puede tener suficiente con alquilar unidades pequeñas, pero aquellos que deben disponer de muchos empleados tendrán que alquilar un piso completo o incluso más.
Si tienes un equipo pequeño, de uno a cuatro empleados, puede que una unidad de oficina privada y amueblada en un centro de negocios sea más que suficiente para que desempeñen sus labores, considerando además que dentro de las instalaciones disponen de todos los espacios adicionales que requieren para otras actividades, como recreación y reuniones de negocios.
En el caso de equipos de trabajo de hasta 100 personas, resulta mucho más conveniente que dispongas de una oficina propia que puedas diseñar a tu gusto y planificar las estaciones de trabajo de cada elemento del equipo en función a sus actividades y necesidades. Si este es tu caso, estudia con detenimiento la norma NTP 242 sobre los requerimientos de ergonomía para oficinas.
5. Elige el diseño más adecuado para tu nueva oficina.
Ahora, nuestro consejo final para crear el espacio de oficinal ideal, es poner la atención sobre el diseño. En la actualidad, la tendencia de decoración en las oficinas va hacia el estilo industrial. Tienes la alternativa de diseñar tus propios espacios a la medida o por el contrario, puedes acceder unos completamente listos para que tu equipo comience a trabajar de inmediato.
Ventajas del diseño industrial para oficinas
El diseño industrial se ha convertido en tendencia, principalmente porque supone una considerable reducción de la inversión requerida y además, resulta respetuoso con el medio ambiente. La planificación del diseño, el tiempo necesario para completar la obra y la inversión monetaria son bajas en comparación a otros estilos decorativos.
Además, el diseño industrial favorece la creación de espacios abiertos, dinámicos y orientados hacia la creatividad. Esto podemos evidenciarlo al visitar oficinas y con paredes decoradas con accesorios llamativos que estimulan la creatividad. Las obras de arte abstracto. El reciclaje de materiales, el uso de accesorios llamativos y la sostenibilidad son elementos clave de este estilo.
Desarrolla un concepto decorativo que estimule la productividad y la creatividad
Lo más importante al momento de desarrollar espacios de trabajo para tu equipo, es pensar en la productividad, lo cual comienza con el estímulo a la creatividad. Los lugares no solo tienen que ser funcionales y ergonómicos, sino que además deben responder a criterios de estética. Elegir la paleta de colores es otro punto que se debe considerar para estimular la creatividad.
El color azul se asocia con la inteligencia y la innovación, mientras que el amarillo estimula un estado de ánimo más positivo y el verde crea un ambiente de empatía y colaboración. Estudiar con calma los colores a elegir será decisivo para el desarrollo de tu propia oficina, independientemente del estilo decorativo que desees implementar.
¿No tienes tiempo para estos detalles? Entonces seguro prefieres hacer que tu equipo se ubique dentro de un centro de negocios en el cual la decoración ya se encuentre lista y todos los ambientes dispuestos para su uso inmediato. Cada ambiente y espacio de trabajo se encuentra milimétricamente diseñado para estimular la creatividad, la eficiencia y el trabajo en equipo.
