Las reuniones en el ámbito laboral son algo habitual y que se pueden desarrollar en ámbitos y de maneras muy dispares. Si antes sólo se pensaba en reuniones de manera presencial, hoy en día también existe la posibilidad de hacerlas mediante una llamada telefónica, vía skype, por grupos de evernote, etc.
Lo importante de estas reuniones es que sean efectivas y para ello es necesario que cumplan con ciertas premisas. Y es que no todas las reuniones son lo efectivas que se esperan y cometer errores es fácil. Sin embargo, los expertos en gestión eficaz del tiempo de trabajo saben bien cuáles son las pautas a seguir para que las reuniones de trabajo cumplan con su objetivo y en este nuevo post las hemos querido recoger para vosotros.
Pasos para realizar una reunión de éxito
Lo primero que señalan los expertos a la hora de organizar una reunión es, precisamente, el hecho de organizarla unos días antes. Por ello, recomiendan que haya una persona moderadora (en caso de que haya varios representantes de la empresa) y que días antes haga una convocatoria oficial, invitando a las personas que han de asistir a la reunión, con su debida confirmación. Además, el o la moderadora tendrá que enviar a los participantes los temas que se van a tratar y tener preparado una orden del día para que la reunión no se alargue en demasía.
- El primer paso es que la persona encargada de moderar la reunión dé la bienvenida a los asistentes y establezca los puntos del día que se van a tratar, así como el objetivo de dicha convocatoria. Es habitual que al inicio de la misma a los participantes les cueste hablar y por ello, los expertos aconsejan servir café o un pequeño lunch para dar un aspecto informal y cotidiano. Una herramienta eficaz, gracias a la cual se consigue ‘romper el hielo’ de manera natural.
- Una vez entrada en materia, es recomendable que todos los asistentes participen con sus ideas, opiniones y comentarios. Es importante definir turnos de palabra, controlar los tiempos y tratar de evitar que las conversaciones se alejen de los temas a tratar.
- Hay que anotar todas las ideas que se lanzan y al final de la reunión se aconseja hacer una lectura, a modo de resumen, de las propuestas que se han mencionado, así como establecer algunas de las conclusiones. Todo lo que se mencione en la reunión habrá de quedar reflejado en un documento y, posteriormente, enviar el acta de la reunión a los participantes.
Además de los aspectos mencionados, hay que señalar otras claves a tener en cuenta para que una reunión sea eficaz:
- La reunión no debe exceder los 45 minutos. Tenemos que ser conscientes que las reuniones son algo beneficioso para la empresa si cumplen con el objetivo. No deben ser un lugar de pérdida de tiempo, dinero y recursos para la empresa.
- Respetar el turno de palabra. A la hora de hablar, los asistentes deben hacerlo cuando sea necesario. Lo importante es la calidad de la participación y saber escuchar lo que otras personas están diciendo. No interrumpir.
- Mantener una buena postura corporal y establecer contacto visual con todos los participantes. Aspectos que demuestran educación y respeto hacia la persona con la que nos reuniones. A esto hay que sumar el hecho de vestir de manera acorde a la ocasión.
La puntualidad, no estar pendiente de dispositivos móviles o hacer las reuniones en lugares acordes a ello, sin que nos distraigan de nuestro objetivo, son otros de los puntos en los que los expertos insisten a la hora de hacer reuniones eficaces.
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