Buscar oficina actualmente no es tarea fácil, esto se debe a la cantidad de opciones que tienes a tu disposición. Elegir una oficina es una de las decisiones más importantes al momento de establecer tu proyecto o emprendimiento.
Existen elementos relevantes a tener en cuenta cuando se busca oficina, dentro de los cuales podemos resaltar:
- La ubicación
- Las licencias
- Las superficies
- Los accesos
- La renta
- Las garantías
Estos son solo algunos de los que debes revisar a profundidad para que la búsqueda de oficina resulte con éxito, esto te dará como resultado la oficina perfecta.
Cuando ya hayas encontrado las características internas de la oficina que se adapta especialmente a las necesidades de tu empresa o emprendimiento, es necesario que respondas algunas preguntas tales como:
¿Dónde quiero que esté ubicada mi oficina y cuál es mi capacidad de pago?
El lugar donde se encuentre ubicada tu oficina es uno de los aspectos más importantes a la hora de instalar tu empresa o emprendimiento. Esto se debe a que la ubicación influirá directamente en el precio del alquiler o arrendamiento.
Otra de las cosas que debes evaluar antes de tomar cualquier decisión es cuál es tu capacidad de pago. Es necesario que tengas en cuenta que tu oficina generará gastos mensuales fijos.
¿Qué tipo de infraestructura es más eficiente?
Una vez que tengas claro donde quieres que esté ubicada tu oficina, debes evaluar qué tipo de infraestructura es más eficiente para tu tipo de negocio, dentro las opciones más buscadas puedes encontrar espacios en un edificio exclusivo de oficinas o en un edificio mixto. Otra de las cosas que intervienen en la infraestructura es que las oficinas sean compartidas o individuales. Esto hará que tengas un mapa claro acerca de la utilidad y funcionalidad de los espacios de trabajo que puedes buscar para tu oficina.
¿Cuál es el estatus de la licencia para desarrollar actividades de oficina?
Revisar el estatus de la licencia de tu próxima oficina es uno de los elementos más importantes que debes saber, ya que las leyes y normativas obligan que a que todos los espacios destinados para oficinas deben estar adecuados para tal fin. Para estar completamente seguro de este estatus lo ideal es que acudas al Ayuntamiento de la zona en que se encuentre la oficina y solicitar información fidedigna.
¿Quiénes son o fueron los propietarios?
Si vas a ocupar un espacio que no es propio, lo ideal es que sepas quienes son o fueron los propietarios. Este historial de registro puedes conseguirlo en el Registro de la Propiedad, solicitando una nota simple. En algunos casos este procedimiento puedes hacerlo en línea. En la nota simple encontrarás información básica sobre la oficina como:
- Ubicación
- Superficie
- Titularidad
- Cargas (hipotecas, servidumbres)
- Distribución
¿Cuáles son las condiciones del contrato de alquiler?
Una vez que hayas evaluado todo lo anterior, podrás empezar a negociar el contrato de alquiler con el propietario, en el cual debes tener claros en todo momento los siguientes elementos:
- Valor de la renta
- La duración del contrato
- Los gastos fijos mensuales
- Las garantías
- Las obras realizadas y por realizar
Vale la pena resaltar que buscar y encontrar una oficina que se adapte a las necesidades de tu empresa o emprendimiento te dará la independencia que necesitas, y te dará una buena imagen frente a tus clientes potenciales, empleados y proveedores.
A continuación, te presentamos 10 cosas que debes tener en cuenta al momento de buscar una oficina:
10 cosas importantes que debes tener en cuenta al buscar una oficina
Sabemos que el espacio al que destinarás más de 8 horas diarias debe estar adecuado a cada una de las necesidades de tu empresa, para asegurarte de esto ten en cuenta los siguientes aspectos:
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Los metros que necesitas
El primer dato que debes tener claro son los metros cuadrados que necesitas para que tu oficina sea eficaz y eficiente, para esto, debes evaluar:
- El número de trabajadores
- Las necesidades de espacio
- Las previsiones de futuro en cuanto al crecimiento
La normativa que regula las licencias para los espacios destinados para trabajos de oficina dicta que lo aceptado de espacio por persona es entre 10 y 15 metros cuadrados construidos.
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La distribución
Dependiendo de la actividad que se vaya a desarrollar en tu oficina debes decidir si necesitas un espacio abierto sin despachos y salas de reuniones o si prefieres un espacio con divisiones y más privacidad. En la actualidad la tendencia es conformar oficinas con espacios abiertos ya que esta distribución fomenta y fortalece aspectos relevantes dentro de la oficina tales como:
- La existencia de equipos
- La comunicación
- El intercambio de ideas
No puedes olvidar que en algún momento necesitarás algún despacho o sala de reuniones, por lo que, cuando busques una oficina, considera algunos metros cuadrados de más para proyectar estos espacios.
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Donde está ubicada
El lugar de ubicación de tu oficina es algo primordial, ya que no es lo mismo que te ubiques en el centro de la ciudad donde hay mejor acceso a que lo hagas en un lugar más alejado. La ubicación de tu oficina va a depender de la actividad que vayas a desarrollar y de la forma en que los clientes potenciales se vayan a relacionar con la oficina. Es por esta razón que lo ideal es conseguir un lugar accesible y céntrico.
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Gastos fijos mensuales
Los gastos fijos mensuales son la base del presupuesto que debes destinar para mantener tu oficina, por ende, esta información debes pedirla al propietario desde un primer momento. En el mercado inmobiliario de oficinas se calcula por metro cuadrado al mes.
Vale la pena destacar que el monto de la renta debe reflejar de forma desglosada todos los gastos inherentes a la comunidad además de los Impuestos sobre Bienes Inmuebles (IBI). En muchos casos los lugares de estacionamiento se cobran aparte del valor de renta de la oficina.
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Las garantías adicionales
Para concretar el alquiler o renta de tu oficina, el propietario deberá garantizar dicho pago y demás condiciones del contrato, con el depósito de al menos dos mensualidades de renta por concepto de fianza legal además de algunas garantías adicionales tales como:
- Aval bancario: En este caso, un banco garantiza el pago al propietario en el caso de que el inquilino no cancele.
- Carta de patrocinio: Es cuando una empresa matriz avala a una filial que está abriendo operaciones en otro lugar.
- Depósito en garantía: Es una cantidad de dinero acordada entre las partes, que el inquilino cancela al propietario como garantía del cumplimiento del contrato.
Vale la pena destacar que las garantías adicionales que más se usan en el mercado inmobiliario de oficinas son el aval bancario y el depósito en garantía.
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Estado de las Instalaciones y servicios
El estado de las instalaciones donde funcionará tu oficina, así como el buen funcionamiento de los servicios, como aire frío, aire caliente, control de acceso a las instalaciones las 24 horas, servicio de conserje o lugar de estacionamiento, es de vital importancia a la hora de concretar el alquiler o renta de una oficina para tu empresa.
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La duración del contrato
Por lo general la duración del contrato de arrendamiento de las oficinas se pacta de manera libre entre las partes. En el mercado inmobiliario de oficinas lo habitual es que los contratos de arrendamiento tengan una duración de entre tres y cinco años. Teniendo en cuenta que cuando llega la fecha de término del contrato, se pacta uno nuevo con nuevas condiciones en caso de querer extender dicho contrato.
Las licencias de actividad
Este es un punto muy importante ya que toda licencia de actividad debe tramitarla el inquilino, por lo que tienes que estar completamente seguro de que los espacios de tu oficina están 100% aptos para el uso que le quieres dar. Lo ideal es que acudas al ayuntamiento para que conozcas de primera mano cuales son los requisitos que debe cumplir tu oficina en cuanto a los siguientes aspectos:
- Capacidad
- Accesibilidad
- Evacuación
- Salubridad.
No dudes en pedir ayuda a los expertos
Si aun te cuesta trabajo decidir por el tipo de oficina que necesitas o no estás seguro de cual lugar es el mejor para las actividades que realizarás entonces no dudes en pedir ayuda a los expertos, lo ideal es que busques la asesoría de consultoras inmobiliarias especializadas en el sector de las oficinas para que te asesoren con base a tus necesidades y puedas encontrar la oficina perfecta.
La negociación final
Antes de tomar la decisión final, dedícale algo más de tiempo a comparar lo que has conseguido hasta ahora con otras opciones, de esta manera podrás negociar mucho mejor los aspectos definitivos del contrato tales como:
- Precio
- Garantías
- Duración
- Gastos
Es importante resaltar que en esta negociación final ambas partes buscan ganar de manera que se concrete exitosamente el alquiler o arrendamiento del espacio para tu oficina.
Ten en cuenta estos 10 elementos cuando salgas a buscar una oficina, y cuando estés inseguro por alguna razón no dudes en buscar la ayuda de los expertos en el ámbito inmobiliario de las oficinas, así estarás ahorrando tiempo y dinero además de contar con la información necesaria para tomar la mejor decisión.
