Pasamos tanto tiempo en nuestros lugares de trabajo, que pocas veces nos detenemos a pensar si realmente nos sentimos cómodos en ellos, si sus características favorecen o no el tipo de actividad que allí realizamos o si el espacio promueve el trabajo en equipo, de manera de que la labor que allí realizamos sea productiva y pueda ser llevada a cabo con éxito.
Es más usual enfocar nuestros sueños en lo que será nuestro hogar. Cantidad de dormitorios, espacios comunes abiertos o cerrados y las posibilidades de expansión de los espacios, si damos la bienvenida a nuevos miembros, son algunos de nuestros enfoques. Y pensamos hasta en el medio ambiente, apuntando a características que nos permitan colaborar con un mundo más limpio y sostenible.
Cada uno de estos aspectos se relaciona con un listado que nace de nuestra propia experiencia y expectativas, y responde a nuestras propias necesidades y gustos. La premisa es básica: ajustar el entorno para que, desde el confort, podamos llevar una vida plena, una vida de éxito.
La oficina como extensión de nuestra vida
Durante nuestro período productivo, como personas responsables, solemos pasar más tiempo en nuestros lugares de trabajo que en nuestro propio hogar. Aun así, no prestamos tanta atención al espacio laboral, donde damos rienda suelta a nuestra creatividad, bajo las exigencias particulares de la empresa para la cual trabajamos.
Ser responsable de la selección y adecuación de esos espacios significa, además, manejar a cabalidad variables que garanticen un óptimo funcionamiento del equipo que se conforma dentro de ella.
Y es que más que un espacio cómodo y útil, ya sea que estés en él una hora o una jornada completa, el propósito debe estar claro para lograr, con éxito, la implementación de tu oficina.
Revisa con nosotros, estas 4 claves:
Lo que necesitas saber
Los primeros pasos que debes tener en cuenta a la hora de planificar tu oficina están relacionados con una detallada enumeración de las características que deberás cubrir para asegurar la creación del espacio ideal de trabajo. Las consideraciones pasan por incluir el tipo de actividad que realizas, la cantidad de personas que van a acompañarte, si necesitas escritorios o mesas, despachos, salas de reuniones, cocina, mobiliario propio o alquilado, seguridad en el edificio, servicios públicos y de telecomunicaciones; y llega hasta considerar la ubicación de la oficina y la disponibilidad de transporte público cercano o aparcamiento disponible.
Esa primera lista, además, debe proyectar su crecimiento a corto, medio y largo plazo, de manera que el tamaño de la oficina, y su posibilidad de expansión, se convierta en un dato imprescindible, controlable y medible. Piensa que tu equipo de trabajo pudiera o no compartir tu misma oficina, utilizando tele-trabajo, y que también pudieras evaluar un sistema de colaboración.
Lo que debe estructurarla
Esa primera aproximación del inventario de tus necesidades te ayudará a medir el tamaño de tus objetivos. En este caso, somos literales con la expresión. Si bien, desde el punto de vista de diseño y estructura interna, puedes escoger variantes que van desde espacios abiertos, con mesas o escritorios, o divisiones hechas con “drywalls”, hasta levantar paredes completas, lo que realmente debes conocer es la dimensión y proporción del espacio que requieres.
Las necesidades que concretaste en la enumeración anterior deben permitirte visualizar los diferentes elementos, de manera que la distribución espacial, la circulación dentro de ella, la ubicación de entradas y salidas, la presencia de ventanas, faciliten la libre circulación y el intercambio activo entre los componentes del sistema orgánico laboral. Jugar con estas combinaciones sobre un plano conceptual de diseño puede ofrecerte un abanico de opciones más claro y dinámico.
Es evidente que la premisa de la estructura viene acompañada de consideraciones financieras. A mayor tamaño, mayor coste; a mejor ubicación del piso y lugar que ocupe la oficina, esquina, centro y cerca del ascensor, por ejemplo, los costos variarán. Y aunque ya dejamos claro que es el propósito de la oficina la que determinará el alcance de las decisiones tomadas, este primer dibujo libre debe encontrarse con la realidad de ajustes sobre costos, comparado con los beneficios que recibirás.
Lo que debe integrarla
El manejo del espacio cobra un nuevo significado cuando, después de contemplar la superficie, con particularidades internas de la estructura, se procede a la consideración del mobiliario. Recomendamos que su distribución y ubicación se haga de la mano de especialistas de diseño o arquitectos. Ellos facilitarán la implementación idónea y expedita de la oficina y, desde su experticia facilitarán el máximo aprovechamiento del espacio, la resolución de posibles problemas estructurales, como columnas en medio de un amplio espacio o imperfecciones, y la selección de las piezas, de acuerdo a un diseño específico y a un plan funcional.
Considerar al mobiliario únicamente como un aspecto estético es uno de los errores más básicos de la implantación de la oficina. Si bien es cierto es un activo atractivo, que debe ofrecer comodidad y llamar la atención a quienes nos visiten, su valor radica en una armonización efectiva. Existe en el mercado, una amplia oferta de piezas que protegen la salud de nuestro cuerpo, especialmente, durante tiempos prolongados de labores, por lo que nuestra recomendación es la selección de un mobiliario con características ergonómicas.
Las posibilidades abarcan desde sillas diseñadas para minimizar riesgos asociados con la actividad que realizamos frente a una PC o laptop, pantallas retráctiles que permitan acercar, inclinar o ajustar el monitor para evitar molestias visuales, hasta ofrecer posibilidades de control de altura de mesas y sillas, de manera de reducir tensión en cuello, hombros y brazos, problemas circulatorios y dolores de espalda.
La integración tecnológica es otro aspecto a considerar. En esta era globalizada, donde todos estamos al alcance de un “click”, nuestra oficina debe estar preparada para la interconectividad. Damos por sentado que tenemos presencia en la red, un sitio corporativo que atrae a potenciales clientes, pero, además, debemos contar con redes inalámbricas y dispositivos que faciliten la comunicación individual y grupal, en reuniones privadas o tele-conferencias públicas, desde nuestra oficina.
Lo que debe acondicionarla
Una oficina es mucho más que los elementos visibles que la conforman; desde el fin último de la comodidad y funcionalidad, existen otros que, aunque no se ven, no dejan de ser importantes por su aporte al escenario global y, por ende, a la productividad.
- Al considerar la distribución de nuestra oficina, mencionamos los espacios comunes; áreas específicas que funcionan de enlace, descanso, entretenimiento y conexión entre el público externo que nos visita y el público interno que los recibe, y entre los mismos colaboradores que hacen vida en el lugar. Hacerlos acogedores, cálidos y cómodos propicia el distendido intercambio de ideas y facilita la conexión entre las diferentes partes. Es necesario considerar entre ellas, también, al área de comedor y cocina, oportunidades únicas para reforzar lazos sociales que redunden en beneficio para la comunidad empresarial allí constituida.
Estos espacios deben considerar el recubrimiento de pisos, eliminando alfombras, considerando, por ejemplo, cerámicas de gran formato para facilitar su mantenimiento y limpieza.
- Es el color un elemento clave en la creación de espacios. La psicología del color nos ayuda a recrear ambientes que potencian una función en particular. Sabemos que el predominio de tonos claros replica ambientes estimulantes, así como desaconsejamos el uso de blancos puros y el rojo, a menos que se utilicen como contrastes con el mobiliario. Las paletas deben seleccionarse con criterio para evitar una sensación de saturación visual.
- La cantidad de luz presente en el lugar debe equilibrarse entre la natural y la artificial y el color que hayamos definido para paredes y mobiliario. Luces indirectas, luces empotradas y lámparas deben colocarse atendiendo a espacios utilitarios, aunque también estéticos, ya que impactará sobre el ahorro energético y la productividad de la empresa. Así, el momento del día y la temporada del año son claves para hacer ajustes.
- El control de la temperatura es otro de los importantes intangibles que afecta el consumo eficiente de energía. Y no es sólo la adquisición de sistemas de aire acondicionado o calefacción, es la posibilidad de regular y controlar sus salidas en las distintas zonas de la oficina, de manera independiente, y la inclusión de alternativas de ventilación cruzada que permitan la elección entre fuentes naturales y artificiales.
- Una oficina de éxito debe incluir el uso responsable de los recursos de los que dispone. El agua, en este caso, puede convertirse en un lujo si no se considera su uso racional. Para ello, los sistemas de descarga dual, los grifos con células fotoeléctricas y los sistemas de dosificación de jabón y papel higiénico son requisitos imprescindibles.
- El posible ruido ambiental, ocasionado por factores externos o de construcción, también es una prioridad. Para ello, el manejo de la acústica, a través de la selección de materiales adecuados, así como la correcta ubicación de mobiliario que ayude a redirigir o bloquear posibles fuentes de perturbación en la dinámica de quienes allí laboran ayudarán a armonizar el tono en el cual se dan las relaciones sociales en la oficina.
¿Y de qué depende el éxito, entonces?
La presentación de estas cuatro claves busca evidenciar el nivel de detalle y atención que debes prestar en la implementación de un espacio laboral enfocado en la productividad y centrado en el bienestar individual y la responsabilidad social.
Cada elemento interactúa y afecta al otro; la complejidad depende de las variables que consideres y tus necesidades particulares. Conocer y manejar cada sistema y los posibles escenarios que puedan presentarse serán la clave para minimizar riesgos y lograr el equilibrio que deseas para centrarte en el éxito que deseas.
