Alquilar tu primera oficina puede ser un momento emocionante para tu empresa. Elegir cualquier oficina puede ser un error. Debes asegurarte que la oficina sea la idónea para tus compañeros y os permita crecer. Aquí encontrareis 21 cosas a tener en cuenta antes de alquilar una primera oficina.
1. ¿Realmente necesitamos una?
Antiguamente, las empresas necesitaban sus oficinas para sobrevivir. Hoy en día, muchos empresarios pueden trabajar desde casa o puestos de coworking. Si tu empresa puede operar desde alguno de estos dos espacios podrías ahorrarte mucho tiempo y dinero.
2. Elegir la localización cercana al equipo
Si es esencial que su empresa tenga una oficina debe elegir un lugar cómodo para su equipo para que puedan llegar de forma cómoda todos los días a trabajar. Si todavía no ha conformado el equipo debe elegir un sitio donde pueda encontrar trabajadores.
3. Asegurarse de que es un lugar accesible
Siempre debe pensar en los clientes a la hora de elegir la localización. Debe buscar lugares cercanos a autopistas, que tenga facilidad para llegar desde transporte público y que sea fácil de encontrar.
4. Pensar en aquellas cosas que quiere cerca de su oficina
Antes de alquilar una oficina se deben en tener en cuenta aquellos elementos que se quieren cerca. El equipo agradecerá tener algún tipo de cafetería o restaurante cerca de las inmediaciones. También se deben tener en cuenta aquellos lugares que se visitan con frecuencia por motivos de trabajo como bancos o salas de reunión.
5. Tener un presupuesto estricto
Después de la localización, los costes deben ser su mayor preocupación. No elija una oficina que vaya a incrementar la deuda de su compañía. Haga los números antes de comenzar la búsqueda y cíñase a ellos, de esta manera podrá operar con tranquilidad.
6. Tener en cuenta costes que puedan surgir
Hay muchos costes que conlleva alquilar una oficina. El propio alquiler es uno de esos costes en la mayoría de los casos. Todos los costes extra pueden sumar si no estaban incluidos en el presupuesto inicial. Hay que saber exactamente qué cosas incluye el contrato.
7. Asegurarse de que el contrato de arrendamiento es claro
Tan solo saber las cosas que incluye el contrato de arrendamiento es un paso fundamental de alquilar una oficina. Hay que incluir todos los suministros que la oficina incluye y no se debe tomar la palabra del dueño ya que luego se podrá cobrar por ellas.
8. Aclarar quién es el responsable de las reparaciones
Las reparaciones de una oficina pueden constituir gran parte del gasto. Si el dueño se va a hacer responsable de las reparaciones debe de tener el compromiso de hacerlo de forma rápida. Si en cambio te encargas tu de las reparaciones debes tener un margen en tu presupuesto para cubrir las contingencias.
9. Contratar ayuda de un experto
El proceso de encontrar una nueva oficina puede ser abrumador. Si encuentra un agente inmobiliario o un bróker que esté familiarizado con los espacios que se encuentran por la zona puede hacer mucho más fácil este proceso. En Worktel te ayudaremos a encontrar un espacios ideal en base a tus requisitos, sin ningún coste ni compromiso.
10. Encontrar un edificio seguro
El edificio en sí debe ofrecer unas comodidades básicas, por lo que se debe saber si el edificio cuenta con vigilante o servicio de vigilancia para proteger a sus empleados y oficinas.
11. Elegir una oficina en la que quepa todo el equipo
Se debe encontrar un espacio suficientemente grande en el que quepa todo el equipo de forma cómoda, pero no tan grande para que haya sitios sin ser usados.
12. Dejar un poco de espacio para crecer
Debe haber un poco de espacio para cubrir posibles expansiones, si se sabe que en el periodo de alquiler va a haber un crecimiento se debe tener espacio para cubrir dichas incorporaciones.
13. Elegir la distribución del espacio
¿Quiere un espacio abierto o oficinas más individuales? Cada jefe y cada empleado tiene sus preferencias… por lo que se debe escoger la distribución y encontrar un espacio que se adapte de la mejor forma a la misma.
14. Conocer de qué forma se va a recibir el espacio
Algunas oficinas no se entregan en las mismas condiciones que en las fotos. Algunas pueden necesitar alguna reforma o mover cosas, por lo que la mejor opción es hacer muchas preguntas acerca del espacio y visitar el espacio para tener una idea de primera mano.
15. Considerar el espacio para aparcar
El parking es un factor importante a la hora de alquilar un espacio. Se debe asegurar de que hay suficiente espacio de aparcamiento para todo su equipo cercano a las inmediaciones del inmueble.
16. Piense cómo van a aparentar sus oficinas en ojos de otros
Lo quieran o no su oficina manda un mensaje subliminal de su empresa. Si elije un edificio que se cae a trozos, podría indicar una decadencia de la propia empresa. Por el contrario si tiene una oficina más grande y se excede en su presupuesto podría dar una mejor imagen de la empresa.
17. Tener un espacio de reuniones
Aparte de las mesas y los espacios de trabajo hay que pensar en otras salas funcionales que le puedan venir bien a los empleados. ¿Necesita una sala de reuniones o una de conferencias? Hay que tenerlo en cuenta.
18. Conocer que se puede personalizar
Seguramente quiera hacer su primera oficina suya. Pero muchos dueños pueden poner pegas si quiere tirar un muro que vaya a cambiar la distribución o estética de su espacio.
19. Considere el tiempo que quiere tener el espacio alquilado
El tiempo de alquiler del espacio es un factor importante a la hora de alquilar el espacio. Para su primera oficina puede no querer meterse en un alquiler de un largo periodo de tiempo para y no tener una oficina si las cosas fuesen mal.
20. Tener confianza en su propia empresa
Al alquilar la oficina debe pensar en donde ve a la empresa tras ese periodo de alquiler. Por ejemplo, en un alquiler de 5 años donde ve a la empresa tras esos 5 años.
21. Tener provisiones en caso de que se acabe el alquiler de forma anticipada
Por si acaso debe tener en consideración cualquier tasa que se le pueda imponer por acabar con el contrato de alquiler de forma anticipada.
